Excel : créer une liste déroulante pour suivre les demandes

« À traiter », « En cours », « Terminé » : trois libellés communs rendent un tableau de suivi plus facile à relire que des statuts saisis chacun à sa manière. Ce guide propose un petit classeur d’essai, sans données client, pour créer une liste de choix et contrôler son fonctionnement.

Objectif : préparer vingt lignes de demandes avec le même choix de statuts. Prévoyez Excel 2021 pour Windows en français, dans l’application de bureau avec le ruban classique, et un classeur modifiable enregistré en .xlsx. Les versions Web et Mac ont des commandes différentes. Faites l’essai dans un nouveau fichier avant de l’adapter à un suivi existant ; aucune autorisation d’administration Microsoft 365 n’est nécessaire pour cet exercice local.

1. Préparer les statuts et la zone de saisie

Dans une feuille vierge, écrivez « Demande » en A1 et « Statut » en B1. Placez trois exemples fictifs en A2 à A4 : « Devis vitrine », « Photo catalogue », « Texte accueil ». Réservez B2 à B21 pour les choix. Laissez ces cellules vides pour le moment.

En D1, écrivez « Statuts autorisés ». Saisissez « À traiter » en D2, « En cours » en D3 et « Terminé » en D4. Contrôlez les accents, les espaces et l’absence de ligne vide entre les trois valeurs. Cette zone est votre référence commune ; décidez du sens de chaque statut avant d’utiliser le fichier en équipe. Dans cet exemple, « Terminé » signifie que la demande a reçu sa réponse finale.

2. Relier les cellules à la liste

Sélectionnez B2:B21. Ouvrez Données > Validation des données. Dans l’onglet Options, choisissez Liste dans Autoriser et indiquez =$D$2:$D$4 dans Source. Cochez Liste déroulante dans la cellule, puis validez avec OK. Le guide Microsoft sur les listes déroulantes décrit ces réglages.

Sélectionnez B2 puis ouvrez sa flèche : seuls les trois statuts doivent apparaître. Si « Statuts autorisés » figure parmi les choix, l’en-tête D1 a été inclus par erreur. Rouvrez le réglage et corrigez la source. Les signes $ de l’adresse indiquent ici une référence fixe aux cellules de la liste.

3. Vérifier le refus et le choix des valeurs

Resélectionnez B2:B21 et rouvrez Validation des données. Dans Alerte d’erreur, activez l’alerte pour les données non valides et choisissez le style Arrêter. Validez. Le guide Microsoft de validation des données distingue ce style des alertes qui permettent de poursuivre la saisie.

En B2, choisissez « À traiter ». En B3, tapez « En attente », qui ne fait pas encore partie des choix : l’alerte doit empêcher cette saisie. Annulez-la, puis choisissez « En cours ». Contrôlez également la liste en B21. Si une cellule accepte la valeur refusée ailleurs, vérifiez que vous l’aviez bien sélectionnée lors du réglage.

Ne prenez pas ce test pour une validation du contenu métier : choisir « Terminé » ne prouve pas qu’une réponse a été envoyée. Dans l’exemple « Texte accueil », une personne reste responsable de la vérification du texte. La liste harmonise le vocabulaire du tableau ; elle ne réalise aucune action sur la demande.

4. Ajouter un statut sans oublier la source

Ajoutez maintenant « En attente » en D5. Pour cette liste fondée sur une plage fixe, mettez à jour la source de B2:B21 vers =$D$2:$D$5. Le guide Microsoft de modification des listes distingue ce cas des listes fondées sur un tableau Excel, dont l’extension peut être automatique.

Ouvrez les choix en B2 et B21 : le nouveau statut doit apparaître aux deux endroits. Choisissez-le dans une ligne de test, enregistrez, fermez puis rouvrez le classeur pour confirmer la présence des choix. Si le statut manque, examinez d’abord la plage Source, puis la sélection de cellules à laquelle la règle a été appliquée.

Pour vos futures lignes au-delà de B21, étendez explicitement la zone soumise à validation et refaites les deux essais : un choix autorisé et une saisie refusée. Gardez une copie avant de modifier les règles d’un fichier en service. Modifier la liste des choix ne constitue pas une correction automatique des anciens statuts : leur sens doit être relu avant toute normalisation.

Un résultat à transmettre avec sa règle d’usage

Vous disposez de vingt cellules préparées, de quatre statuts après l’exercice d’extension et d’un contrôle de saisie testé. Indiquez à l’équipe qui peut modifier le vocabulaire et quand utiliser chaque valeur. Si ce fichier accompagne une évolution plus large des outils, la page Informatique de Gaia présente les périmètres d’accompagnement à examiner, notamment pour Microsoft 365. Le besoin à préciser est l’organisation des outils ; ce tutoriel n’implique pas une prestation de développement Excel.